همه‌ی ما لازم داریم که هر از گاهی از بازخوردها بهره‌مند شویم. هیچکس تمام پاسخ‌ها را در اختیار ندارد و مطمئناً بازخوردها می‌توانند به شما کمک کنند تا همه چیز را از دیدگاه‌های مختلف مشاهده کنید. بازخورد مناسب و مرتبط می‌تواند به رهبران سازمانی کمک کند تا ماهرتر شوند و این امر می‌تواند آنها را به یک نیروی بسیار قدرتمند در سازمان تبدیل کند. بااین‌حال، دریافت بازخورد یک چیز، و پذیرش آن چیز دیگری است.
وقتی بدانید چگونه بازخورد دریافت کنید و چگونه آن را اعمال کنید، می‌تواند دگرگون کننده باشد. هرچند که انتقاد سازنده سخت است. گاهی اوقات بازخورد صادقانه می‌تواند واقعاً گزنده باشد، اما شما هم به چنین چیزی نیاز دارید. مطمئناً انتظار ندارید آن چیزی که خوشایند شما است را بشنوید.
یادگیریِ چگونگیِ آرام کردن خودپسندی و پذیرش اطلاعات به‌عنوان فرصتی برای یادگیری و پیشرفت، روند کار را بسیار آسان‌تر می‌کند. نکات زیر به شما کمک می‌کند تا ذهن خود را پیرامون فرآیند دریافت بازخورد مؤثر متمرکز کرده و استفاده از آن را در سازمان خود شروع کنید.
از آنجایی که ممکن است حجم بسیار زیادی بازخورد دریافت کنید، مخصوصاً اگر از چندین منبع باشد، این بدان معنی نیست که باید آنها را به همان صورتی که هست، یعنی در حجم زیاد، پردازش کنید. اگر هربار کمی از آنها را در نظر بگیرید، به شما این امکان را می‌دهد که اطلاعات را پردازش کرده و آنها را به‌طور مؤثرتری نهادینه کرده و به صورت ذاتی درآورید.
اگر در حال کار کردن با یک مشاور هستید، از او بخواهید با گرفتن بازخورد در مراحل مختلف و یافتن بهترین روش‌ها برای گنجاندن آن در سازمان به شما کمک کند.
همان‌طور که نباید خود را در داده‌های بازخورد غرق کنید، همچنین نباید سعی کنید همه‌ی آنها را به‌یکباره اعمال کنید. تغییر برخی رفتارها ممکن است آسان باشد، اما برخی دیگر ممکن است کاملاً مغایر با طبیعت سازمان شما بوده و نیاز به زمان و انرژی بیشتری داشته باشند؛ و این امر اشکالی ندارد. برای فرآیند و اعمال کردن انتقادها به گونه‌ای که برای شما سودمند باشد، وقت بگذارید. این امر ممکن است که آسان نباشد، اما قطعاً ارزشش را دارد.
گوش دادن یک هنر در حال احتضار است. بیشتر مردم شرطی شده‌اند که فقط به آن اندازه‌ای گوش دهند که بتوانند پاسخ معقولی بدهند، نه اینکه اطلاعاتی که به آنها داده می‌شود را پذیرفته و پردازش کرده و آنها را به‌طور مؤثری به کار بگیرند.
در حین گوش دادن، سؤالاتی مطرح کنید و اطلاعاتی که به شما داده شده را مجدداً به زبان بیاورید تا مطمئن شوید که بازخورد را به‌خوبی درک کرده‌اید. این زمانی است که باید بر روی آنچه دیگران می‌گویند تمرکز شود، نه آنچه که شما می‌خواهید بگویید.
واکنش ناخودآگاه اکثر مردم وقتی با یک بازخورد مواجه می‌شوند، مخصوصاً وقتی آن بازخورد منفی یا آزاردهنده باشد، جروبحث کردن یا رفتن در لاک دفاعی است. در یک وضعیت عالی، بازخورد در یک محیط امن و غیرخصمانه ارائه می‌شود، اما ممکن است که همیشه هم این طور نباشد. اگر به اندازه‌ی کافی خوش‌شانس هستید که تجربه‌‌ی وضعیت عالی را داشته باشید، پس سپاسگزار باشید. اما اگر خود را در وضعیت دوم یافتید، بر روی هدف تمرکز کنید تا پوستتان کلفت شود.
بازخورد شما احتمالاً در قالب یک گزارش خواهد بود، بنابراین شما مستنداتی به عنوان مرجع خود در اختیار خواهید داشت. اما معمولاً یک مربی یا یک مشاور شما را در مورد بازخوردتان راهنمایی می‌کند تا به شما کمک کند بهترین روش‌ها را برای درک و به‌کارگیری اطلاعات پیدا کنید.
انتقاد اغلب به سختی شنیده می‌شود و حتی می‌تواند آزاردهنده باشد، اما ضروریست و هدیه‌ای است که در صورت استفاده‌ی صحیح از آن می‌تواند به رشد و پیشرفت شما کمک کند. هنگامی که بازخوردی دریافت می‌کنید، نحوه‌ی دریافت آن، چه از نظر ذهنی و چه از لحاظ فیزیکی، در زمان شروع به‌کارگیری آن به شما کمک خواهد کرد.
حالت بدن و زبان بدن شما هم ذهنیت شما را منعکس می‌کند و هم بر آن تأثیر می‌گذارد، بنابراین زبان بدن خود را کنترل کنید. روی هم گذاشتن دست‌ها یا پاها یک حالت دفاعی است و باعث می‌شود که ذهن شما نسبت به اطلاعاتی که دریافت می‌کنید حالت تدافعی بگیرد. صاف بنشینید، کمی به جلو خم شوید و تماس چشمی مناسبی داشته باشید. همیشه و در هر موقعیتی تنفس خود را آهسته و منظم نگه‌دارید، حتی در مواقعی که ممکن است بازخورد باعث اضطراب شما شود. مراقب تنفس خود باشید.
اغلب، زمانی که مضطرب یا تحت استرس قرار داریم، الگوهای تنفسی ما تغییر می‌کند و متوجه آن نمی‌شویم. اگر متوجه شدید که نفس‌های کوتاه و سریع می‌کشید، آگاهانه تلاش کنید تا آن را متوقف کرده و تنفس عمیق بکشید.
حضور ذهن می‌تواند کمک زیادی به مؤثر کردن بازخورد کند. به جای اینکه احساس آزردگی کنید یا نگران این باشید که کاستی‌های شما در کانون توجه دیگران قرار گرفته است، به آن به‌عنوان فرصتی برای شروع برخی رفتارهای مناسب جدید و حذف برخی رفتارهای نامناسب قدیمی نگاه کنید تا بتوانید رشد و پیشرفت داشته باشید.
هرچند سخت است، اما لازم است که به نقاط ضعف و عیوب خود نگاهی بیندازیم تا تغییرات لازم را ایجاد کرده و مسیر پیشرفت خود را هموار کنیم.
وقتی رفتارها و شیوه‌های جدیدی را به‌کار می‌گیرید یا رفتارهای گذشته را تغییر می‌دهید، باید راهی برای نظارت بر پیشرفت و تعیین اثربخشی آن وجود داشته باشد. شما برای اینکه بدانید چه چیزی مؤثر است و چه چیزی مؤثر نیست، باید روشی داشته باشید.
تعیین اهداف و معیارهای قابل اندازه‌گیری، دورنمایی از کاربرد بازخوردتان به شما می‌دهد و امکان اندازه‌گیری، نظارت و ارزیابی اثربخشی و تأثیر آن بر سازمان را برای شما فراهم می‌سازد. از فرمول‌های بیش‌ازحد پیچیده اجتناب کرده و آن را ساده، انعطاف‌پذیر و قابل کنترل نگه‌دارید.
هر زمان که شما یک سیستم، تجهیزات، خط مشی یا عملکرد جدیدی را به یک سازمان معرفی می‌کنید، یک دوره‌ی زمانی برای کاربرد آن و سپس ارزیابی آن وجود دارد. هنگام اعمال بازخورد بر رفتارها و عملکردهای خود نیز باید از همین الگو پیروی کنید.
با هماهنگ کردن آن با اهداف و معیارهای خود در حین رسیدن به آنها، ارزیابی کنید که چه چیزی مؤثر است و چه چیزی نیست. آمادگی این را داشته باشید که تنظیمات لازم را اعمال کنید تا نتایج خود را بیشتر با انتظارات و نیازهای سازمانی خود مطابقت دهید.
برخی اوقات ممکن است نیاز به انجام تنظیمات اساسی داشته باشید و در مواقع دیگر فقط کمی اصلاحات کافی باشد. اما اگر همه چیز به خوبی عمل می‌کند، سعی نکنید چیزی که خراب نیست را تعمیر کنید. آن را به حال خود رها کرده و به مرحله‌ی بعدی بروید.
وقتی بتوانید دریافت بازخورد مؤثر را در سازمان خود اعمال کنید، کمتر گرفتار استرس می‌شوید. البته شما باید از قضاوت خود در مورد اینکه چه چیزی برای هر عرصه مناسب است استفاده کنید. بسیاری از رفتارها را می‌توان با هر عرصه‌ای تطبیق داد تا نه‌تنها به «تدبیر»ی که آموخته‌اید تبدیل شوند، بلکه به ذات و جنبه‌هایی از شخصیت شما نیز تبدیل شوند.
